Samenstelling

Beheerder

Vincent de Keijzer
afbeelding van Vdekeijzer

meerwaarde

Door
Vdekeijzer
Door
Vincent de Keijzer

MuSeUM plus gaat uit van het gegeven dat databases van erfgoedinstellingen in meerdere of mindere mate vervuiling kennen. Gegevens staan niet in het juiste veld, zijn niet consequent ingevoerd of bevatten tekstuele en inhoudelijke onjuistheden. In de loop der tijd heeft voortschrijdend inzicht geleid tot aanpassingen van de beschrijvingsmethodiek die niet met terugwerkende kracht zijn doorgevoerd in de hele database. Voor de specifieke praktijk van musea geldt dat de softwarepakketten voor collectieregistratie zich kenmerken door een wildgroei van tabbladen en velden waardoor een goed beheer van invoer wordt bemoeilijkt. Bovendien sluit het datamodel van de systemen slecht aan op de beschrijvingspraktijk van veel museummedewerkers, waardoor individueel “misbruik” van velden in de hand wordt gewerkt.

Musea besteden veel geld en personeel aan het (al dan niet geautomatiseerd) op orde krijgen van hun databases. Omvangrijke en zeer arbeidsintensieve registratieprojecten worden opgezet om bestaande objectbeschrijvingen te corrigeren en aan te vullen of ontbrekende beschrijvingen toe te voegen. Ondanks deze kostbare en langdurige inspanningen is nog slechts een fractie van alle museale collecties online beschikbaar. Musea gebruiken meerdere argumenten tegen het ruimhartig en grootschalig beschikbaar stellen van hun gegevens. Naast de algemene weerzin van musea om hun “vuile was” buiten te hangen kan geconstateerd worden dat veel musea “slachtoffer” zijn van hun nodeloos complexe en inefficiënte beschrijvingsmethodiek die vaak gedicteerd wordt door de software pakketten waarmee zij werken.

In het basisontwerp van deze softwarepakketten is het leven helder en overzichtelijk. Er is een logische veldstructuur met duidelijke spelregels voor de invoer en het gebruik. Naast plekken waar je min of meer vrij tekst kan invoeren zijn er veel velden die een belangrijke rol spelen bij het zoeken en terugvinden van informatie. Voor deze velden gelden extra regels; samenhangende beschrijvingen moeten als het ware worden opgeknipt en verdeeld over de verschillende velden; er zijn redactionele voorschriften voor de invoer (Mondriaan, Piet ipv Piet Mondriaan) en de te gebruiken termen worden bij voorkeur gekozen uit een centraal beheerde thesaurus. Een behoorlijk complexe praktijk die nauw aansluit bij de ervaren, systematische en consequente informatiespecialist, maar wezensvreemd is voor de doorsnee museummedewerker.

MuSeUM plus stelt vraagtekens bij nut en noodzaak van deze gespecialiseerde zoekvelden. Het toont aan dat een veel grovere zoekmethodiek een vergelijkbaar en, in het geval van vervuilde databases, beter resultaat oplevert. Musea hebben voor hun collectieregistratie een bescheiden aantal gegevens nodig die absoluut betrouwbaar en onvervuild moeten zijn en die met specialistische zoekacties moeten kunnen worden teruggevonden (basale identificatie, herkomst, standplaats etc.). Alle overige informatie zou zonder problemen in een eenvoudigere, vrijere en flexibelere structuur kunnen worden verzameld. Een structuur die nauwer aansluit bij de dagelijkse praktijk van de museummedewerkers en die minder gevoelig is voor vervuiling.

Een dergelijke opzet kan leiden tot efficiëntere collectieontsluiting, snellere beschikbaarstelling van objectbeschrijvingen en betere terugvindbaarheid. De inschatting is dat vooral directies van erfgoedinstellingen (in het bijzonder musea) gevoelig zijn voor de efficiencyslag die zij kunnen maken in de doorzoekbaarheid van hun collecties met de MuSeUM Plus benadering. Hetzelfde geldt voor subsidiegevers / inspecties (overheid) die kostenbesparingen door efficiencyverbetering nastreven. Opleidingen op het gebied van erfgoed vinden de achterliggend ideeën van het project wellicht interessant voor hun lessen over collectieregistratie. Softwareleveranciers van collectieregistratiepakketten zullen deze verschuiving van focus waarschijnlijk niet meteen omarmen maar kunnen via druk uit het veld geïnteresseerd raken.

Om potentiële partners voor het verder uitbouwen van de MuSeUM Plus producten te verzamelen zal een actieve promotie van producten en achterliggende ideeën moeten worden opgezet. Via o.a. presentaties en demonstraties kunnen geïnteresseerde instellingen worden benaderd en gevraagd worden om bijdragen. Het Gemeentemuseum wil hier graag aan meewerken en stelt daarvoor de eigen projectcoördinator Catch Plus beschikbaar.

Gebouwd met Drupal