Samenstelling

Beheerder

Vincent de Keijzer
afbeelding van Vdekeijzer

Verder versnipperen

Door
Vdekeijzer
Door
Vincent de Keijzer

Bij het opbreken van het traditionele objectrecord in meerdere samenhangende beschrijvingen is het belangrijk om het doel en gebruik van de gegevens als uitgangspunt te nemen. Behalve eerder genoemde basis- en gebruiksgegevens zijn er nog een aantal soorten te onderscheiden. Zo wordt er in de meeste softwarepakketten op veel plaatsen in het objectrecord de mogelijkheid geboden om aantekeningen en opmerkingen toe te voegen bij een bepaald onderdeel van de beschrijving. Het idee is dat je allerlei losse gedachtes en ideeën die je niet kwijt kan in een van de voor gedefinieerde velden toch ergens kan vermelden. Probleem hierbij  is dat je  alles wat je binnenvalt bij het beschrijven van een object moet verdelen over een hele reeks aantekeningenvelden (verwerving , titel, vervaardiging, afmetingen, conditie etc.). Dit vereist een discipline die niet iedereen kan opbrengen. Bovendien schrijft een dergelijke opzet voor dat je een aantekening die over meerdere onderdelen gaat op meerdere plekken invult. Handiger lijkt het om alle aantekeningen als losse elementen te beschouwen en per element aan te geven bij welk object (of objecten) het hoort en vervolgens bij welke onderdelen van het object. Op die manier kan je ook makkelijker de toegang tot deze gegevens organiseren. Aantekeningen zijn meestal niet bedoeld voor presentatie en publicatie en moeten dus zo georganiseerd worden dat alleen een beperkte groep gebruikers ze kan raadplegen en aanvullen.

Sommige onderdelen van het record zijn in de loop der tijd uitgegroeid tot een soort checklists of invulformulieren. Een uitgebreide lijst van velden moet er voor zorgen dat je niets over het hoofd ziet. Bij veel van de velden wordt bovendien een lijst van voorgeschreven termen gegeven waar je uit mag kiezen. De gegevens die op deze manier verzameld worden spelen vaak een rol in een specifieke praktijk (bijvoorbeeld conservering en restauratie) waar zorgvuldigheid en volledigheid erg belangrijk is. Het is de vraag of deze praktijk echter niet beter ondersteund wordt met nog veel specifiekere beschrijvingen en formulieren die helemaal  ontworpen zijn vanuit de betreffende praktijk. Hetzelfde geldt voor objectonderdelen die voor het gebruik zeer gedetailleerd beschreven moeten worden (lijst, opschrifen, merken, etiketten etc.). In plaats van het eindeloos uitbreiden van het centrale objectrecord lijkt het verstandig om ook hier te werken met afzonderlijke specialistische,  gekoppelde beschrijvingen.

De meeste onderdelen van de traditionele objectbeschrijving bestaan uit velden waar korte termen of enkele zinnen ingevuld kunnen worden. Deze opzet is niet erg geschikt voor een groot deel van de museummedewerkers. In feite worden zij gedwongen om alle verhalen en informatie die zij over een object in hun hoofd hebben op te knippen in een grote reeks losse onderdelen. Het veld waar het object in lopende tekst wat uitvoeriger kan worden behandeld stelt de gebruiker weer voor een ander probleem. Het is lastig om een tekst te schrijven die voor elk soort gebruik geschikt is. Een object kan vanuit eindeloos veel verschillende invalshoeken worden beschreven met telkens andere accenten. Ook de toon van de beschrijvingen kan zeer uiteenlopend zijn, afhankelijk van het publiek waarvoor wordt geschreven. Een beschrijving voor gebruik in een educatief programma wijkt wezenlijk af van een meer wetenschappelijke beschrijving. Een veel gebruikt object kan op deze manier zeer veel verschillende beschrijvingen hebben. Het is niet verstandig om al deze beschrijvingen in één record op te nemen. Handiger is het om te kunnen kiezen uit een gekoppelde verzameling afzonderlijke beschrijvingen waar extra gegevens tbv het gebruik zijn toegevoegd (beoogd publiek, context beschrijving, eerder gebruikt in, etc.).

De afbeelding neemt in de traditionele objectbeschrijving een speciale plaats in. Technisch gezien  is de objectfoto geen onderdeel van de beschrijving maar slechts een link naar een digitaal document. In het gebruik, zeker in visueel ingestelde instituten als musea, is het echter een van de belangrijkste onderdelen van de registratie. Museummedewerkers gebruiken de objectfoto voor snelle identificatie van een object naast studie- en publicatiedoeleinden.  Ook hier ligt het gevaar van het waterhoofd echter om de hoek. Een veel gebruikt en bestudeerd object kan zeer veel verschillende foto’s bevatten (reeks historische opnames, detailfoto’s, foto’s tbv technisch onderzoek, etc.). Het beheren van deze foto’s kan het beste apart georganiseerd worden. Bijvoorbeeld in een beeldbank waarin alle foto’s van een instituut worden bewaard en ontsloten. Bij de verschillende soorten beschrijvingen van het object kan dan een keuze uit de beeldbank worden gemaakt (een snelle opname voor de basisbeschrijving, de meest recente geredigeerde foto  bij de selectie gebruiksgegevens voor publicatiedoeleinden, linken naar technische – en detailopnames bij restauratiebeschrijvingen etc.

Gebouwd met Drupal