Samenstelling

Beheerder

webmaster Gemeentemuseum
Vincent de Keijzer

Deelnemer

Erik van Tuijn
Hanno Lans
Hanno Lans

Volger

Rosalie Sloof
afbeelding van Vdekeijzer

Onderzoek Sarah Praal

Door
Vdekeijzer
Door
Vincent de Keijzer

Digitale utopie & realiteit : Studie naar de realisatie van de ‘onbegrensde’ mogelijkheden van digitale media in de museumpraktijk / Sarah Praal. - 2013

Masterscriptie Erfgoedstudies: Culturele Informatiewetenschap

Samenvatting voor Gemeentemuseum

December 2013

Vincent de Keijzer

In de afgelopen maanden heeft Sarah Praal onderzoek gedaan in het Gemeentemuseum in het kader van haar studie aan de Universiteit van Amsterdam.  Aanleiding voor het onderzoek was een wens van het Gemeentemuseum:

Omdat de inzet van digitale media in de afgelopen jaren steeds vrij ad hoc was gebeurd, op basis van wat financieel en organisatorisch op het bewuste moment mogelijk was, bestond bij de directie de behoefte om hier meer lijn in te brengen.  Een inventarisatie van de huidige situatie en een reeks aanbevelingen voor de toekomst zouden hierbij goed kunnen helpen.

Deze wens sloot goed aan bij een persoonlijke inschatting van Sarah:

Het beeld dat veel van de literatuur over de impact van de komst van het digitale tijdperk op de erfgoedsector schetst, een beeld van een digitale revolutie die ons zal leiden of reeds heeft geleid tot een bijna utopische wereld van ongekende mogelijkheden, leek mij niet te sporen met de dagelijkse praktijk.

Het Gemeentemuseum diende als casestudy voor een bredere studie naar de inzet van digitale media in de museale praktijk. In het onderzoek stelde Sarah zichzelf de volgende vragen:

  • Benutten musea de mogelijkheden die digitale media bieden om hun informatie voor het publiek toegankelijk te maken?
  • Hoe heeft de rol van het museum als schakel tussen de informatie die het beheert en het publiek zich historisch ontwikkeld, wat was de impact van de intrede en ontwikkeling van digitale media hierop en welke  zijn de mogelijkheden die digitale media hier in theorie voor bieden?
  • Welke plaats nemen digitale media in binnen de organisatie van het Gemeentemuseum Den Haag, over welke digitale media beschikt het museum, op welke manier worden ze ingezet en met welke motieven wordt  informatie die het museum beheert  via digitale media toegankelijk gemaakt voor het publiek?
  • Welke sterke en zwakke punten kent de inzet van digitale media door het Gemeentemuseum in hun rol als schakel tussen de informatie die het beheert en het publiek?

 

Om haar studie in een groter kader te zetten schetst Sarah de ontstaansgeschiedenis van musea in het algemeen en de intrede van (informatie)techniek in de museale praktijk. Zij signaleert:

 … een steeds veranderende opvatting over wat een museum is maar ook - of misschien nog wel meer-  met wat een museum doet of zou moeten doen, een  verandering in de rol en functie(s) van een museum

Belangrijkste kenmerk  van musea is volgens Sarah het feit dat ze voortdurend veranderen.

De ontwikkeling van musea en hun functie verliep zelden tot nooit via lang van tevoren uitgedachte lijnen en plannen.  Bij de ontwikkeling van individuele musea spelen naast de algemene of generische factoren uiteraard ook individuele factoren een rol. Veel musea hebben zich mede op basis van de persoonlijke voorkeuren en overtuigingen van hun eigenaren en later van hun bestuur (en directeuren ) ontwikkeld.

Binnen musea gaat informatie over de collectie in de loop der tijd een steeds belangrijkere rol spelen:

Met de totstandkoming van de grote nationale musea in de 19 e eeuw en algemene groei van collecties, werd het steeds belangrijker om goed te registeren welke objecten tot de collectie behoorden.  Naast informatie die uit de objecten gewonnen kon worden had men informatie over de objecten nodig, om ze zo te beschrijven dat ze konden worden geregistreerd en teruggevonden.

Door de informatietechnologie wordt deze ontwikkeling versterkt:

De belangrijkste verandering die samenhangt met de komst van informatietechnologie in musea  is de […] realisatie van het feit dat informatie over objecten minstens net zo belangrijk is als de objecten zelf

Met de komst van het internet wordt de rol van het publiek en de toegankelijkheid van museale collecties nadrukkelijk aan de orde gesteld:

Musea kregen zo steeds meer de kans om de gewenste pluriformiteit van verhalen, standpunten, meningen en interpretaties niet alleen te tonen, maar het publiek ook zelf de kans te geven om een eigen interpretatie, standpunt en mening niet alleen te vormen maar ook weer te delen met anderen. Het museum kon zo ook de rol van informatieplatform gaan vervullen, waar niet alleen informatie van het museum zelf, maar ook van het publiek – van mede-geïnteresseerden- en samen met het publiek werd verzameld en toegankelijk was.

Sarah heeft een zeer nuttige inventarisatie gemaakt van de digitale middelen die het Gemeentemuseum in de afgelopen periode heeft ingezet bij de dagelijkse werkzaamheden. Zij gaat daarbij ook in op de ontstaansgeschiedenis en het functioneren van de media.  Zij onderscheidt vier verschillende motieven voor het toegankelijk maken van informatie via digitale media:

  • De informatie wordt via digitale media ingezet om de informatiebehoefte van het publiek te bevredigen.
  • De informatie wordt door het museum via digitale media ingezet om zich te profileren als kenniscentrum voor met name experts en geïnteresseerden in een specifiek onderwerp,  voor het verzamelen en verspreiden van kennis over specialistische onderwerpen. 
  • De informatie wordt door het museum met en via digitale media ingezet voor educatie, voor toegang tot en interactie met informatie voor kennisoverdracht aan specifieke doelgroepen.
  • De informatie wordt door het museum via digitale media ingezet met het oog op marketing en conversie, om bezoekers naar het fysieke museum te halen.

 

Sarah inventariseert vervolgens de sterke en zwakke punten in de aanpak van het Gemeentemuseum. Zij signaleert:

  • Er ontbreekt een vastgelegde visie en strategie.
  • Er zijn veel losse projecten, waarvan de continuïteit vaak ook niet (voldoende) geborgd is.
  • Er is geen structurele documentatie van keuzes (en hun motivaties) voor bepaalde middelen, het ontwikkelen, de implementatie of ingebruikname en het uiteindelijke gebruik en functioneren van de digitale middelen.
  • Het museum heeft moeite met het vinden van een eigen plaats voor digitale media binnen de bestaande organisatie en structuur.
  • Medewerkers […]toonden over het algemeen betrokkenheid bij het onderwerp of signaleerden in ieder geval de mogelijkheden die digitale media het museum kunnen bieden en het belang van de inzet van deze media voor de toekomst van het museum.
  • Inzet van digitale media voor conversie, bijvoorbeeld op de algemene website en in de verschillende Social Media, hebben een grote nadruk.
  • Er wordt niet structureel geïnvesteerd in de inzet van digitale media in het algemeen en ontsluiting van de digitale informatie van het museum met gebruik van die middelen in het bijzonder.
  • Op dit moment is slechts een klein deel van de digitale informatie waar het museum over beschikt via digitale media toegankelijk voor het publiek.
  • Doordat de informatie van de collectie en de documentatie in het papieren registratiesysteem is ingevoerd in Adlib, heeft het Gemeentemuseum al deze informatie op een centrale plek beschikbaar. Dit komt het overzicht op en beheersbaarheid van de informatie sterk ten goede . Het museum heeft  bovendien op een creatieve manier en met  beperkte middelen dit systeem aangepast op gebruiksvriendelijkheid en beheersbaarheid.
  • Een kanttekening bij het  succesvan het inzetten van social media  is dat deze interactie vooral is gericht op het opbouwen van een relatie met het publiek, al dan niet om het tot een fysiek bezoek te verleiden. De interactie via Social Media is niet gericht op het versterken van de rol van het museum als schakel tussen de informatie die het beheert en het publiek. 
  • Hoewel de algemene website en expertisesites het publiek de kans bieden om persoonlijke interesses te volgen, is deze mogelijkheid op de websites wel beperkt. Dit komt doordat de inhoud van deze website op veel plaatsen (sterk) gecureerd is, wat het vrijelijk volgen van persoonlijke interesses kan belemmeren. Bovendien wordt er in verhouding weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om via links  informatie en objecten aan elkaar te koppelen, iets wat een vrij te kiezen pad door de beschikbare informatie juist zou kunnen bevorderen.

 

Sarah stelt vervolgens nadrukkelijk dat het Gemeentemuseum exemplarisch is voor zeer  veel musea. Zij vindt in haar onderzoek de alom aanwezigheid van:

  • gebrek aan digitale strategie en visie
  • versnippering
  • beperkte duurzaamheid
  • niet toegankelijk zijn van alle digitale en gedigitaliseerde informatie voor het publiek
  • presentatie van uitsluitend topstukken
  • digitale media als verlenging van het fysieke museum
  • nadruk op conversie
  • langzame vordering van digitale ontsluiting van de museale collecties

 

In het algemeen ziet zij dat musea nog weinig gebruik maken van de mogelijkheden die digitale media in theorie bieden voor het bevredigen van een persoonlijke informatiebehoefte via vrije en onbeperkte toegang tot de digitale informatie van een museum. 

Haar eindconclusie luidt dan ook:

De casestudy ondersteunt de in de inleiding beschreven aanname, die ook te vinden is in praktijkliteratuur, namelijk dat deze mogelijkheden slechts in beperkte mate worden benut. Het ‘nieuwe' of ‘post' museum ‘without walls' is nog eerder een utopie dan realiteit. De belangrijkste reden die hiervoor bij veel musea is aan te wijzen, is het  gebrek aan een digitale strategie en visie, die alle versnipperde moeite die musea zich op dit gebied wel degelijk getroosten tot een samenbindend geheel zou kunnen maken.

Sarah sluit af met een aantal speciale aanbevelingen voor het Gemeentemuseum:

  • De belangrijkste zwakte van het Gemeentemuseum bij de inzet van digitale media is het ontbreken van een vastgelegde visie en strategie. De meest logische en voor de hand liggende oplossing is ervoor te zorgen dat het museum die wel krijgt. Om succesvol te kunnen zijn moet deze digitale strategie moet niet te veel op zichzelf staan: ze moet aansluiten bij de algemene visie, strategie en missie die het Gemeentemuseum voor zichzelf gesteld heeft.
  • Het is aan te bevelen om de rol van het museum als schakel tussen de informatie die het beheert en het publiek een belangrijke plaats in de te ontwikkelen strategie en visie te geven. Dit advies is niet alleen ingegeven door de focus die voor deze scriptie is gekozen maar past ook bij de steeds verdergaande ontwikkeling van onze informatiemaatschappij. Met het oog op de toekomst is het opportuun om het Gemeentemuseum met deze ontwikkelingen in de pas te laten lopen. Een prominente plaats voor de rol van het museum als schakel tussen de informatie die het beheert en het publiek past tot slot ook goed bij het ideaal van een ‘museum without walls': hoe beter de schat van informatie waar het museum over beschikt toegankelijk is voor het publiek, hoe verder de letterlijke en figuurlijke muren van het museum zullen worden afgebroken.   
  • Voortbordurend op het bovenstaande punt is het ook aan te bevelen een lange termijn visie voor de ontsluiting van de collectie en andere informatie van het museum te formuleren, een horizon voor de gewenste situatie over bijvoorbeeld 10 jaar. Over 10 jaar zou het museum in principe de hele schat aan informatie waar het over beschikt voor het publiek toegankelijk moeten (kunnen) hebben.  Het voordeel van een visie op een dergelijke lange termijn is dat er makkelijker overeenstemming over te bereiken is dan voor een op korte termijn. Een planning voor de lange termijn is bovendien beter haalbaar en makkelijker in de loop der tijd bij te sturen. 
  • Het is van belang dat de te ontwikkelen strategie absoluut niet alleen vanuit de betrokken techniek en informatietechnologie en de hierbij weer betrokken mensen wordt bedacht en vastgelegd. Dit zal net zomin tot een succesvol en breed gedragen resultaat leiden als dat de aparte afdeling voor digitale media binnen het Gemeentemuseum dit deed:  : ‘…there was a danger that digital could be seen as either a siloed activity, or be considered too late as an adjunct to core planning. Any strategy needed to show clearly how digital fitted into a much wider public engagement agenda as another aspect of the overall public programme.' (Royston & Sexton: 2012). Daarbij komt dat het belangrijk is om voor ogen te houden dat techniek en digitale media zonder goed doel erachter is alleen maar kale techniek en digitale media blijven. Een digitaal medium, de naam zegt het al,  moet een middel zijn voor de grotere doelen van het museum. 
  • Voor het opstellen en vervolgens uitvoeren van de digitale strategie en visie is het structureel reserveren van budget en middelen voor digitale media van groot belang.  In de strategie moet daarbij oog zijn voor borgen van de continuïteit. Het gevaar van een terugval bij de afronding van het project waarbij de strategie en visie zijn geformuleerd, zoals bij andere projecten op het gebied  van digitale media is gebeurd, blijft bestaan. 
  • Als onderdeel van de digitale strategie moet een manier worden bedacht om alle beslissingen, het gebruik, de inzet en de resultaten hiervan op het gebied van digitale media systematisch vast te leggen. Op deze manier houdt het museum een overzicht van alle digitale media en heeft de kans om te leren van reeds opgedane ervaring. De beschrijving van alle digitale media en hun gebruik in het Gemeentemuseum die in deze scriptie is te vinden zou als 0 lijn of basis hiervoor kunnen dienen. […] Het werken met en denken over digitale media zou een vast onderdeel gemaakt moeten worden  van de taakomschrijving van medewerkers. Hoewel dit het beste ook voor huidige medewerkers kan gelden zou bij het aannemen van nieuwe medewerkers hier  actief op moeten worden geworven. 
  • Zowel middelen die gebruikt worden binnen het museum als de online middelen zouden zoveel mogelijk rechtstreeks moeten putten uit dezelfde informatiebron: de database. Het gebruik van systemen die om een aparte invoer van informatie vragen zou moeten worden beperkt. Bezoekers in het museum zouden toegang moeten hebben tot dezelfde informatie die men vanaf buiten kan benaderen.. Als de informatie voor beide kanten optimaal toegankelijk is gemaakt, kan er eenvoudig een aangepaste tijdelijke website/app/tour gemaakt worden voor de informatievoorziening van een specifieke tentoonstelling. 

 

 

Gebouwd met Drupal